Sie können in Word Platzhalter über zwei verschiedene Wege einfügen. Beispielsweise ist das dann sinnvoll, wenn Sie eine Vorlage für ein Formular erstellen möchten. Wir zeigen Ihnen beide Möglichkeiten.
Arten von Platzhaltern
Es gibt zwei populäre Möglichkeiten, wie Sie einen Platzhalter in Word einfügen können (tatsächlich gibt es noch mehr, wir beschränken uns aber auf die häufigsten Fälle). Welchen Sie nehmen sollten, hängt vor allem vom Einsatzzweck ab.
Unsere erste Variante zeigt den wohl häufigeren Fall: Hier erzeugen Sie einfache Leerstellen oder grau hinterlegte Lücken, die später überschrieben und somit gefüllt werden (zum Beispiel mit Vor- oder Nachnamen).
Die zweite Variante ist für Serienbriefe gedacht. Hier fügen Sie in Word Platzhalter ein, die später aus einer (Excel-)Datei oder mit Outlook-Adressdaten gefüllt werden.
Um Ihnen beide Wege zu zeigen, haben wir ein Beispiel für Sie vorbereitet. Es handelt sich um ein Kündigungsschreiben, wobei wir alle in blau geschriebenen Wörter gegen Platzhalter tauschen möchten.
Graues Feld als Platzhalter in Word einfügen
Vielleicht möchten Sie, dass der Platzhalter in Form eines grauen Feldes im Dokument zu sehen ist. Der “Trick” führt dabei über die Visual-Basic-Steuerelemente der Makroprogrammierung.
Das graue Feld verschwindet, sobald eine Eingabe erfolgt ist. Folgen Sie der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung, wenn Sie ein graues Feld als Platzhalter in Word einfügen möchten.
Hinweis:
Fals Sie die Entwicklertools in Word noch nicht aktiviert haben, dann folgen Sie zuerst der Anleitung unten, um diese zu aktivieren.
So funktioniert es
1. Schritt: Markieren Sie in Word die Stelle, an der Sie den Platzhalter einfügen möchten.
2. Schritt: Gehen Sie in die Registerkarte Entwicklertools Ihres oberen Word-Menübandes.
3. Schritt: Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorversiontools in der Kategorie Steuerelemente.
4. Schritt: Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die Option “Textfeld” aus.
Word wandelt dann automatisch das markierte Wort in ein graues Textfeld um. Indem Sie das Feld anklicken und etwas hineinschreiben, können Sie es durch die entsprechenden Daten ersetzen.
Entwicklertools aktivieren
1. Schritt: Gehen Sie in den Reiter Datei des Word-Menübandes.
2. Schritt: Folgen Sie dann dem Pfad Optionen.
3. Schritt: Wählen Sie aus der linken Menüleiste Menüband anpassen aus.
4. Schritt: Stellen Sie rechts im Dialogfeld das Anzeigen “Aller Registerkarten” ein.
5. Schritt: Daraufhin können Sie im darunterliegenden Feld alle Registerkarten sehen. Aktivieren Sie hier die Entwicklertools, indem Sie im entsprechenden Kästchen ein Häkchen setzen.
6. Schritt: Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “OK”
Wenn Sie nun ein graues Feld als Platzhalter in Word einfügen möchten, dann folgen Sie der Anleitung oben.
Platzhalter in Word einfügen
Wenn Sie sich die Möglichkeit eines Serienbriefes offenhalten möchten, gehen Sie wie folgt vor. Folgen Sie der Schritt für Schritt Anleitung, wenn Sie in Word Platzhalter für den Seriendruck generieren möchten.
1. Schritt: Markieren Sie das Wort, das Sie in einen Platzhalter umwandeln möchten.
2. Schritt: Gehen Sie in den Reiter Einfügen des oberen Word-Menübandes.
3. Schritt: Klicken Sie in der Kategorie Text auf die Schaltfläche Schnellbausteine durchsuchen
4. Schritt: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Feld aus.
5. Schritt: Es erscheint dann das Dialogfeld “Text” auf Ihrem Bildschirm. Wählen Sie hier die Kategorie “Seriendruck” aus.
6. Schritt: Klicken Sie auf den Feldnamen “MergeField“.
7. Schritt: Geben Sie dann rechts den Feldnamen ein.
8. Schritt: Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle Platzhalter, die Sie in Ihr Word-Dokument einfügen möchten.
Wenn Sie mit Ihrer Maus auf einen der Platzhalter klicken, wird dieser automatisch markiert, und Sie können mit der Eingabe der Daten starten. Dadurch wird der Platzhalter durch die vorgesehene Information ersetzt.
Wie Sie anschließend eine Datenquelle mit den erzeugten Feldern in Word verbinden, zeigt dieser Artikel.
