Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ein Word- in ein Excel-Dokument umwandeln können, abhängig von dem gewünschten Ergebnis. Wir stellen Ihnen im Folgenden die besten und gängigsten Methoden vor.
Word in Excel umwandeln: was geht und was nicht
Vorab: Eine Option wie “Speichern unter …”, mit der Sie Word in Excel umwandeln können, gibt es – zumindest von Microsoft – nicht.
Einige Online-Konverter versprechen zwar, Word-Dateien in Excel zu konvertieren – das Resultat ist aber bisweilen enttäuschend und schlechter als das einfache Kopieren und Einfügen.
Natürlich stehen aber dennoch jede Menge Hintertüren und Workarounds zur Verfügung. In diesem Tipp zeigen wir, welche Wege Sie grundsätzlich nehmen können, und welcher für den jeweiligen Zweck der sinnvollste ist.
Kopieren und Einfügen
Unser erster Weg ist der wohl schnellste; außerdem reicht er für die meisten Szenarien aus. Meist möchte man nur ein paar Text-Informationen in Excel haben, und das geht so am einfachsten:
Word in Excel umwandeln
- Markieren
Markieren Sie den Bereich bzw. die Tabelle in Ihrem Word-Dokument, den Sie gerne in Excel umwandeln möchten.
- Kopieren
Klicken Sie mit Ihrer rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Kopieren aus. (Alternativ können Sie auch einfach die Tastenkombination Strg + C drücken, um die Inhalte zu kopieren.)
- Ziel suchen
Wechseln Sie in die Excel-Datei, in die Sie den Inhalt einfügen möchten.
- Einfügen
Klicken Sie mit Ihrer rechten Maustaste an die Stelle im Dokument, an der Sie den Inhalt gerne platzieren möchten. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Einfügen aus. (Alternativ können Sie die Inhalte auch mit der Tastenkombination Strg + V einfügen.)
Wenn Sie über Kopieren & Einfügen vorgehen, dann werden grundsätzlich alle Inhalte übertragen – auch Formen und Bilder etc. Allerdings bleiben komplexe Formatierungen naturgemäß auf der Strecke – Excel ist eben keine Textverarbeitung.
Word einbetten
Wenn Sie auf komplexe Word-Elemente angewiesen sind, können Sie Word-Dokumente in Excel alternativ einbetten. Das funktioniert dank OLE mittlerweile auch recht gut.
Klicken Sie in Excel im Menüband Einfügen im Bereich Text (ganz rechts) auf die Schaltfläche Objekt. Möglicherweise sehen Sie diese nicht gleich, dann verbreitern Sie am besten das Excel-Fenster.
Im nächsten Dialog scrollen Sie herunter und wählen (je nach Word-Version meist) Microsoft Word-Document.
Nach einem Klick auf Ok stellt Excel einen Word-Bereich innerhalb des Arbeitsblattes bzw. der eingangs gewählten Zelle bereit. Hier können Sie nun nahezu beliebige Word-Dokument-Inhalte einladen.
Excel wandelt damit ein Word-File nicht um, aber das Prinzip ist ähnlich und das Ziel, das die meisten Anwenderinnen und Anwender erreichen wollen, wird dadurch oft erreicht.
Übrigens funktioniert dieser Weg auch umgekehrt. Wie genau, das zeigt unser Tipp: Excel in Word einbetten, wie geht das?
Import und Export
Eine weitere Möglichkeit führt über ein drittes Dateiformat. Gut geeignet sind TXT und HTML. Beide werden sowohl von Word, als auch von Excel unterstützt.
Im Folgenden zeigen wir beispielhaft und Schritt-für-Schritt, wie Sie Word-Inhalte mit der Funktion Exportieren als Text in Excel-Daten “umwandeln” können.
1. Schritt: Wandeln Sie zunächst Ihre Word-Datei in ein Textdokument (.txt) um, indem Sie im Menüband im Reiter Datei dem Pfad Speichern unter > Durchsuchen folgen.
2. Schritt: Wählen Sie als Dateityp Nur Text aus und klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie Ihren gewünschten Speicherort und Dokumentnamen festgelegt haben.
3. Schritt: Sie werden dann in das Dialogfeld Dateikonvertierung – Dateiname .txt weitergeleitet, in dem Sie in der Regel die Vorgaben übernehmen können. Bestätigen Sie mit OK.
4. Schritt: Öffnen Sie die Excel-Datei, in die Sie die Inhalte einfügen möchten. Klicken Sie im Reiter Datei links auf die Option Öffnen oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination Strg + O.
5. Schritt: Im Dialogfeld Öffnen können Sie sich links unten alle Dateitypen anzeigen lassen. Navigieren Sie zu Ihrem gewünschten Dokument und bestätigen Sie mit Öffnen.
6. Schritt: Sie werden dann vom Excel-Assistenten durch den dreistufigen Konvertierungsvorgang geleitet um das Umwandeln Ihrer Word Datei in Excel abzuschließen.
7. Schritt: Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Excel liest dann die Daten ein und verwendet den Dateinamen ohne Erweiterung als Bezeichnung für das Tabellenblatt.
Statt einer Textdatei können Sie auch über HTML gehen. Speichern Sie die Word-Datei dazu am Anfang nicht als TXT-, sondern als HTML-Datei. Diese können Sie dann in Excel importieren. Der Vorteil dabei ist, dass mehr Elemente erkannt und übernommen werden.
Konverter
Eine vierte Möglichkeit ist es, einen Konverter zu benutzen. Entsprechende Programme gibt es sowohl online als auch offline. Einer der bekanntesten Online-Konverter ist Convertio.
Das Problem dabei: Viele versprechen zwar, Word in Excel umwandeln zu können – die Resultate sind aber wie eingangs erwähnt häufig nicht optimal. Gerade Bilder und Formen werden oft nicht übernommen.
Und wie für alle Onlinedienste gilt: Ist der Anbieter außerhalb Europas angesiedelt, gelten eingeschränkte oder gar keine Datenschutz-Regeln. Oder anders ausgedrückt: Sie vertrauen Ihre Dokumentinhalte Unbekannten an.
Fazit: Word in Excel umwandeln
Wie bekommt man nun am besten Word-Daten in Excel? Einen großen Teil der Anwendungsfälle deckt das einfache Kopieren und anschließende Einfügen ab.
Für komplexe Word-Daten nutzen Sie am besten die in 2) vorgestellte Embed-Methode.
Konverter und der Umweg über Textdateien sind die am wenigsten geeignete Option.
Quellen: Eigene, Microsoft
