Eine Excel-Tabelle lässt sich als Datenquelle für einen Serienbrief in Word verwenden. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt anhand eines Beispiels, wie das geht.
Excel als Datenquelle für Word-Serienbriefe
- Excel-Tabelle erstellen
Erstellen Sie zuerst eine Excel-Datei mit allen relevanten Empfängerdaten.
- Tab Sendungen anklicken
Öffnen Sie Word und wechseln Sie zum Tab Sendungen.
- Empfänger auswählen
Klicken Sie auf Empfänger auswählen und wählen Sie dann Vorhandene Liste verwenden.
- Tabelle in Excel öffnen
Suchen Sie die zuvor erstellte Excel-Datei im nächsten Dialogfenster und bestätigen Sie mit einem Klick auf Öffnen.
- Tabelle wählen
Wählen Sie im folgenden Fenster die Tabelle aus, die die benötigten Daten enthält ( in unserem Beispiel Tabelle 1).
- Datenquelle bestätigen
Aktivieren Sie die Option Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften und klicken Sie auf OK. Die entsprechenden Daten aus der Excel-Tabelle werden dann automatisch von Word als Datenquelle verwendet.
Seriendruckfelder in Word einfügen
Als nächstes fügen wir die Seriendruckfelder in den Serienbrief ein, den wir in Word erstellen.
1. Navigieren Sie erneut zum Reiter Sendungen und wählen Sie Seriendruckfeld einfügen aus. Die verfügbaren Optionen in der Dropdown-Liste entsprechen den Spaltenüberschriften in Ihrer Excel-Datei.
2. Nun können Sie den Brief verfassen und dabei den Adressblock und alle anderen benötigten Informationen einfügen. An den Stellen, an denen Sie ein Seriendruckfeld verwenden möchten, fügen Sie den entsprechenden Platzhalter ein.
Serienbrief fertig stellen
1. Gehen Sie erneut zum Reiter Sendungen und wählen dort die Option Vorschau Ergebnisse aus.
2. Um die Details für die zweite Person anzuzeigen, betätigen Sie den blauen Pfeil, der nach rechts zeigt und sich rechts neben dem Vorschau Ergebnisse-Button befindet.
3. Durch Verwendung dieser Pfeile können Sie alle Empfänger durchgehen, die von Word aus der Excel-Datei extrahiert wurden.
Ein deutlicher Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie den Brief und das Layout übersichtlich und einheitlich auf einer einzigen Word-Seite haben. Dadurch werden alle erforderlichen Änderungen automatisch für alle Empfänger übernommen.
Übrigens:
Wenn neue Empfänger hinzukommen, können Sie sie einfach in der Excel-Datei hinzufügen, und sie werden automatisch in Ihrem Serienbrief berücksichtigt.
Bild: @Bru-nO
