Dank der Möglichkeit, einen Serienbrief in Word zu erstellen, sparen Sie sich viel Zeit und Nerven. Außerdem können Sie das Ergebnis mit ein paar Mausklicks für alle Empfänger drucken oder per Mail versenden.
Word: Serienbrief aus Excel-Datenbank erstellen
Um Ihnen zu zeigen, wie Sie einen Serienbrief auf Basis einer Datenbank aus Excel erstellen können, haben wir das folgende Beispiel für Sie vorbereitet.
Folgen Sie der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung, um in Word einen Serienbrief zu erstellen.
- Schritt:
Gehen Sie zuerst in den Word Reiter Sendungen.
- Schritt:
Klicken Sie dort auf Empfänger auswählen und danach auf Vorhandene Liste verwenden.
- Schritt:
Wählen Sie dann im nächsten Dialogfeld die Excel-Datei mit den relevanten Daten aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf Öffnen.
- Schritt:
Im nächsten Fenster müssen Sie dann die entsprechende Tabelle aus Ihrer Excel-Datei auswählen (für den Fall, dass sich mehrere Tabellen in der Datei befinden). Setzen Sie außerdem einen Haken bei Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschrift und klicken Sie dann auf OK.
Sie können nun in Ihrem Word-Dokument einen Serienbrief erstellen. Wie Sie dabei an die entsprechende Stelle die Serienruckfelder einfügen, erfahren Sie im Folgenden.
Seriendruckfelder einfügen
Nachdem Sie mit dem Erstellen Ihres Word-Serienbriefs fertig sind, müssen Sie die Seriendruckfelder in Ihren Seriendruck einfügen. Und das geht so:
1. Schritt: Gehen Sie zuerst erneut in den Tab Sendungen und klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen. Die Einträge in der Dropdown-Liste entsprechen den Spaltenüberschriften ihrer Excel-Datei.
2. Schritt: Stellen Sie zuerst einen kleinen Adressblock zusammen, indem Sie zuerst das Seriendruckfeld Vorname, danach Nachname und darunter noch Adresse einfügen.
Vorschau, Drucken, Versenden
Um zu kontrollieren, ob Sie beim Erstellen Ihres Serienbriefes in Word auch alles an der richtigen Stelle platziert haben, können Sie sich eine Vorschau des Serienbriefs anzeigen lassen.
1. Schritt: Klicken Sie wieder unter dem Tab Sendungen auf Vorschau Ergebnisse. In der Vorschau wird Ihnen nur der erste Eintrag aus der Tabelle angezeigt. Um alle Einträge zu kontrollieren, klicken Sie auf die blauen Pfeile rechts neben der Schaltfläche Vorschau Ergebnisse im gleichnamigen Abschnitt.
2. Schritt: Klicken Sie schließlich auf den Button Fertig stellen und zusammenführen, um den Serienbrief für alle Empfänger zu drucken. Um den Brief per Mail zu versenden, wählen Sie die entsprechende Schaltfläche aus.
Übrigens
Wenn sie neue Empfänger in Ihrem Excel-Dokument hinzufügen, dann werden diese auch automatisch zum Serienbrief hinzugefügt. Das erspart Ihnen eine Menge Zeit und Aufwand beim Erstellen Ihres Serienbriefs in Word.
