Wie kann ich eine PDF Datei in Excel verlinken?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine PDF Datei in Excel verlinken können. Sie können eine PDF entweder einfach als Schriftzug oder in einem Bild verlinken, die PDF mit Hife von Adobe Acrobat Reader in Excel anzeigen lassen oder wenn Sie nur einen Ausschnitt aus der PDF benötigen, diesen in Excel importieren.

Eine PDF Datei in Excel zu verlinken macht vor allem dann Sinn, wenn Sie Referenzen, Quellen oder weiterführende Information zu den Inhalten Ihres Arbeitsblattes, schnell zugänglich bereitstellen möchten. Schauen wir uns die verschiedene Wege an, damit Sie die für Ihr Vorhaben beste Option auswählen können.

PDF in Excel verlinken

So verlinken Sie eine PDF in Excel als Schriftzug:

1. Schritt: Gehen Sie auf den Reiter “Einfügen” Ihres Excel Dokumentes.

2. Schritt: Klicken Sie auf den Button “Link” im oberen Menüband.

3. Schritt: Wählen Sie “Link einfügen” aus der Dropdown Liste aus, um eine PDF Datei aus Ihren eigenen Dateien auszuwählen.

Wählen Sie im Excel Reiter
Wählen Sie im Excel Reiter “Einfügen” die Option “Link einfügen…” aus.

4. Schritt: Es öffnet sich daraufhin das Dialogfeld “Link einfügen“. Klicken Sie auf das kleine Ordner Symbol um auf Ihre lokalen Dateien zugreifen zu können.

5. Schritt: Sie werden dann in das Fenster weitergeleitet, aus dem Sie Ihre Datei auswählen können. Achtung: Es kann sein, dass Sie zunächst Ihre PDF Dateien nicht angezeigt bekommen. Sie müssen die Option “Alle Dateien” auswählen um vollständigen Zugriff auf alle Art von Dokumenten zu erhalten.

6. Schritt: Wenn Sie das gesuchte Dokument ausgewählt haben, bestätigen Sie mit “OK” damit Excel die PDF Datei einfügen kann.

PDF in Excel verlinken: Wählen Sie Ihre PDF aus Ihren lokalen Dateien aus.
Wählen Sie Ihre PDF aus Ihren lokalen Dateien aus.

So verlinken Sie eine PDF in Excel als Symbol:

1. Schritt: Gehen Sie auf den Reiter “Einfügen” Ihres oberen Excel Menübandes.

2. Schritt: Klicken Sie auf den Button “Text” und wählen Sie dann aus dem Untermenü “Objekt” aus.

So fügen Sie einen Link in Form eines Buttons ein.
So fügen Sie einen Link in Form eines Buttons ein.

3. Schritt: Es erscheint das Fenster “Objekt”, in welchem Sie im Reiter “Aus Datei erstellen” Ihre PDF aus Ihren lokalen Dateien aussuchen können. Sie müssen dafür auf “Durchsuchen” klicken.

4. Schritt: Wenn Sie die PDF ausgesucht haben, aktivieren Sie ggf. das Kästchen “Als Symbol“, je nachdem welche Art von Darstellung der PDF Sie in Excel bevorzugen. Das folgende Bild zeigt die verschiedenen Darstellungsarten. Lila umrahmt sehen Sie das Ergebnis wenn die PDF als Symbol anzeigt wird und grün umrahmt ist das Ergebnis ohne Aktivierung des Kästchchens “Als Symbol”.

Vor allem wenn die Excel Datei nicht nur für Sie, sondern auch für dritte Leser gedacht ist, ist eine verlinkte PDF in Form eines Symbols bzw. Buttons optisch ansprechender.
Vor allem wenn die Excel Datei nicht nur für Sie, sondern auch für dritte Leser gedacht ist, ist eine verlinkte PDF in Form eines Symbols bzw. Buttons optisch ansprechender.

PDF auf Bild in Excel verlinken

Um eine PDF Datei auf einem Bild in Excel zu verlinken, klicken Sie zunächste mit Ihrer linken Maustaste auf das Bild. Es erscheint daraufhin ein Dropdown Menü aus dem Sie die Option “Link” auswählen. Die weiteren Schritte sind gleich zu dem obig beschriebenen Vorgang im zuerst beschriebenen Szenario “Link als Schriftzug“. Wiederholen Sie die Schitte ab Schritt 3 um eine PDF Datei in Ihrem Bild zu verlinken.

Klicken Sie später einfach das Bild an um die verlinkte PDF zu öffnen.
Klicken Sie später einfach das Bild an, um die verlinkte PDF zu öffnen.

PDF in Excel einfügen

Um eine PDF in Excel einzufügen, können Sie auch die kostenlose Version von Adobe Acrobat Reader verwenden. Und so gehts:

1. Schritt: Gehen Sie auf den Reiter “Einfügen” Ihres oberen Excel Menübandes.

2. Schritt: Klicken Sie auf den Button “Text” und wählen Sie dann aus dem Untermenü “Objekt” aus.

So fügen Sie eine PDF in Excel mit Hilfe von Adobe Acrobat Reader ein.
So fügen Sie eine PDF in Excel mit Hilfe von Adobe Acrobat Reader ein.

3. Schritt: Es erscheint das Fenster “Objekt”, in dem Sie im Reiter “Neu erstellen” den Objekttyp “Adope Acrobat Document” auswählen.

4. Schritt: Klicken Sie auf “OK” damit Excel Sie in das Fenster “Durchsuchen” weiterleitet. Sie können hier aus Ihren lokalen Dateien die PDF auswählen, die Sie einfügen möchten.

5. Schritt: Wenn Sie die richtige PDF ausgewählt haben, klicken Sie auf “Einfügen” damit Excel Ihre Auswahl ausführt.

Links: Das Dialogfeld
Links: Das Dialogfeld “Objekt” in dem Sie “Adope Acrobat Document” auswählen. Rechts: So sieht das Ergebnis in Excel aus.

Daten aus PDF in Excel importieren

Vielleicht benötigen Sie garnicht die ganze PDF Datei in Ihrem Excel verlinkt, sondern nur einen Ausschnitt wie beispiesweise eine darin enthaltene Tabelle. Das kommt gerade dann oft vor, wenn Sie z.B. einen Finanzbericht oder einen Kontoauszug aus der PDF in Excel integrieren möchten. Praktischerweise bietet Excel verschiedene Funktionen mit denen Sie externe Inhalte in ein Arbeitsblatt integrieren können. Auch der Import von Inhalten aus einer PDF ist simpel, wenn man weiß wie´s funktioniert:

1. Schritt: Gehen Sie auf den Reiter “Daten” in Ihrem oberen Excel Menüband.

2. Schritt: Klicken Sie dann auf den Button “Daten Abrufen” in der Menüleiste.

3. Schritt: Es erschein daraufhin eine Optionsliste aus der Sie “Aus Datei” auswählen.

4. Schritt: Wählen Sie aus dem daraufhin erscheinenden Dropdown Menü die Möglichkeit “Aus PDF” aus.

Im Reiter
Im Reiter “Daten” können Sie auswählen welche Art von Daten Sie abrufen möchten.

5. Schritt: Sie werden dann auf das Dialogfeld “Daten importieren” weitergeleitet, in welchem Sie aus Ihren lokalen Dateien Ihre benötigte PDF auswählen können.

6. Schritt: Excel benötigt wahrscheinlich einen Augenblick um Ihre gewählte PDF zu laden. Es erscheint dann das Fenster “Navigator” in welchem Sie den Ausschnitt der PDF Datei auswählen können. Links im Bild können Sie aus den Tabellen Ihrer PDF auswählen. Rechts im Fenster sehen Sie die Vorschau dazu.

7. Schritt: Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit “Laden” damit Excel die Tabelle in das Arbeitsblatt importiert.

Schauen Sie sich in der Vorschau an, welche Tabelle bzw. Ausschnitt aus der PDF Sie in Excel importieren möchten.
Schauen Sie sich in der Vorschau an, welche Tabelle bzw. Ausschnitt aus der PDF Sie in Excel importieren möchten.