Sie möchten ein Dokument in OpenOffice unterschreiben, ohne es erst auszudrucken? Am schnellsten klappt das in Writer mit einer eingefügten Bilddatei Ihrer Unterschrift. Danach schieben Sie die Signatur an die richtige Stelle und speichern das Dokument wieder ab. Wenn Sie mehr Sicherheit brauchen, können Sie das Dokument zusätzlich digital signieren.
So bereiten Sie Ihre Unterschrift vor
Der einfachste Weg führt über ein sauberes Bild Ihrer Unterschrift. Schreiben Sie Ihre Unterschrift dafür mit dunklem Stift auf ein weißes Blatt. Scannen Sie das Blatt ein oder fotografieren Sie es mit dem Handy bei gutem Licht. Schneiden Sie den Rand knapp ab, damit später nicht zu viel weiße Fläche im Dokument landet.
Am besten speichern Sie die Datei als PNG oder JPG. PNG wirkt oft sauberer, weil Kanten und Hintergrund meist besser aussehen. Wichtig ist vor allem: Die Unterschrift sollte scharf sein und sich deutlich vom Hintergrund abheben.
Unterschrift in OpenOffice einfügen
Wenn die Datei bereitliegt, können Sie sie direkt in OpenOffice Writer einbauen:
- Öffnen Sie Ihr Dokument in OpenOffice Writer.
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Unterschrift stehen soll.
- Klicken Sie oben auf Einfügen und dann auf Bild beziehungsweise Aus Datei.
- Wählen Sie Ihre gespeicherte Unterschrift aus und bestätigen Sie die Auswahl.
- Writer fügt die Grafik sofort in das Dokument ein.
Danach können Sie die Unterschrift mit der Maus an die richtige Stelle ziehen. Über die Ecken verkleinern oder vergrößern Sie das Bild, bis es natürlich wirkt. Zu groß sieht schnell unruhig aus. Zu klein wirkt die Signatur dagegen verloren.
So platzieren Sie die Signatur sauber
Nach dem Einfügen lohnt sich ein kurzer Feinschliff. Klicken Sie die Grafik an und achten Sie darauf, dass sie nicht mitten in den Text rutscht. In vielen Fällen reicht es schon, die Unterschrift in eine eigene Zeile zu setzen. So bleibt das Layout ruhig und das Dokument sieht ordentlich aus.
Wenn OpenOffice das Bild an einer seltsamen Stelle verankert, markieren Sie es erneut und verschieben Sie es mit der Maus oder den Pfeiltasten. Hilfreich ist auch, oberhalb der Unterschrift etwas Abstand zu lassen, damit Name, Ort oder Datum nicht gequetscht wirken.
Ein praktischer Tipp: Speichern Sie die zugeschnittene Unterschrift als eigene Datei. Dann müssen Sie den Schritt beim nächsten Vertrag, Formular oder Anschreiben nicht noch einmal vorbereiten.
Unterschrift ohne Scanner einfügen
Sie brauchen keinen klassischen Scanner. Ein Smartphone reicht meist völlig aus. Fotografieren Sie Ihre Unterschrift gerade von oben, schneiden Sie das Bild danach zu und übertragen Sie es auf den PC. Wenn der Hintergrund leicht grau wirkt, können Sie ihn in einer Bildbearbeitung noch aufhellen.
Für einfache Alltagsdokumente reicht diese Methode meist locker aus. Wichtig ist nur, dass die Signatur sauber lesbar bleibt und nicht wie ein unscharfer Schnappschuss wirkt.
OpenOffice-Dokument zusätzlich digital signieren
Eine eingefügte Bild-Unterschrift sorgt vor allem für die sichtbare Optik. Wenn Sie auch nachweisen möchten, dass das Dokument nach dem Speichern nicht mehr verändert wurde, kommt die digitale Signatur ins Spiel. Die Funktion finden Sie in OpenOffice über Datei > Digitale Signaturen.
Dafür brauchen Sie allerdings ein passendes Zertifikat. Für viele private Dokumente ist das gar nicht nötig. In der Praxis genügt oft die eingefügte Unterschrift als Bild, etwa bei internen Unterlagen, formlosen Bestätigungen oder vorbereiteten PDF-Vorlagen.
Wann Sie das Dokument besser als PDF speichern
Wenn die Unterschrift an der richtigen Stelle sitzt, sollten Sie die Datei am besten zusätzlich als PDF exportieren. So verrutscht das Layout beim Empfänger nicht so leicht. Gerade bei Formularen, Vereinbarungen oder Bewerbungsunterlagen ist das der sicherere Weg.
Für den Export gehen Sie in OpenOffice auf Datei und wählen den PDF-Export. Damit frieren Sie das Layout ein und verhindern, dass andere das Dokument versehentlich umformatieren.
Fazit
Eine Unterschrift in OpenOffice einzufügen, ist kein Kunststück. Am schnellsten klappt es mit einer sauber vorbereiteten PNG- oder JPG-Datei, die Sie in Writer an der passenden Stelle einfügen. Wenn Sie regelmäßig unterschreiben, sparen Sie mit einer einmal vorbereiteten Signaturdatei künftig viel Zeit.
