Offene Forderungen gehören für viele Unternehmen und Selbstständige zum Alltag. Um Zeit zu sparen und dennoch professionell aufzutreten, kann eine Vorlage (Word) für eine Mahnung eine große Hilfe sein.
Hier können Sie unsere Mahnungsvorlagen kostenlos herunterladen, für Mahnung 1, Mahnung 2 und Mahnung 3.
Vorlage (Word) für Mahnungen zum Herunterladen
Mahnung 1 (Zahlungserinnerung) – Freundlich formuliert, oft ohne Druck, Hinweis auf mögliches Versehen:
Mahnung 2: Deutlicher formuliert, mit konkreter Fristsetzung und Hinweis auf Verzug
Mahnung 3 (Letzte Mahnung): Klar und bestimmt, ggf. mit Androhung weiterer Schritte (beispielsweise Inkasso oder rechtliche Maßnahmen)
Wichtiger Hinweis
Die bereitgestellten Word-Vorlagen sind als Hilfsmittel gedacht, um den Einstieg zu erleichtern. Sie ersetzen jedoch keine individuelle Prüfung und sollten stets an Ihre konkrete Situation angepasst werden.
Schritt-für-Schritt: So verwenden Sie die Vorlagen
- Vorlage öffnen und speichern
Laden Sie die gewünschte Mahnstufe herunter und speichern Sie diese unter einem neuen Dateinamen. - Platzhalter ersetzen
Ersetzen Sie alle Platzhalter sorgfältig mit den korrekten Daten. - Inhalte prüfen und anpassen
Überprüfen Sie:
Stimmt der offene Betrag?
Ist die Rechnung korrekt referenziert?
Wurde die richtige Frist gesetzt? - Tonalität anpassen
Je nach Geschäftsbeziehung kann der Ton angepasst werden – von freundlich bis bestimmt. - Dokument finalisieren
Speichern Sie das Dokument als PDF, um Änderungen zu vermeiden, und versenden Sie es per E-Mail oder Post. - Versand dokumentieren
Notieren Sie, wann und wie die Mahnung versendet wurde. Das kann später wichtig sein.
Anpassung je nach Branche:
- Freelancer und Dienstleister: Oft persönlicher Ton, Hinweis auf erbrachte Leistung
- Onlinehandel: Klare, standardisierte Formulierungen, Bezug auf Bestellung
- Handwerk: Bezug auf Auftrag oder Projekt, ggf. Abschlagszahlungen
Disclaimer: Die in diesem Artikel und den zugehörigen Vorlagen bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Erstellung wird keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität übernommen. Die Nutzung der Vorlagen erfolgt auf eigene Verantwortung. Bei rechtlichen Fragen oder Unsicherheiten empfiehlt es sich, eine qualifizierte Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.
