Wenn Sie in Excel größere Tabellen mit vielen Daten auswerten, kann es hilfreich sein, Zwischenergebnisse für einzelne Bereiche zu berechnen. Genau dafür gibt es in Excel die Funktion Teilsumme. Sie können damit beispielsweise Umsätze nach Monaten, Verkäufe nach Kategorien oder andere Zahlenwerte automatisch zusammenfassen, ganz ohne komplizierte Formeln oder VBA.
Eine Teilsumme ist ein Zwischenergebnis innerhalb einer Tabelle. Excel gruppiert dabei ähnliche Daten und berechnet für jede Gruppe eine eigene Summe, einen Durchschnitt, eine Anzahl oder eine andere Auswertung.
Excel Teilsumme berechnen
1. Tabelle nach der gewünschten Spalte sortieren
Bevor Sie eine Teilsumme einfügen, müssen die Daten nach dem Merkmal sortiert werden, nach dem Excel die Gruppen bilden soll.
In unserem Beispiel soll nach der Spalte Kategorie gruppiert werden:
1. Markieren Sie eine Zelle innerhalb Ihrer Tabelle.
2. Öffnen Sie den Reiter Daten.
3. Klicken Sie auf Sortieren.
4. Wählen Sie die Spalte Kategorie aus und bestätigen Sie mit OK.
Die gleichen Kategorien stehen danach direkt untereinander. Das ist wichtig, da Excel sonst keine korrekten Teilsummen bilden kann.
2. Die Teilsummenfunktion öffnen
Nachdem die Tabelle sortiert wurde, können Sie die Teilsummen einfügen:
1. Klicken Sie erneut in Ihre Tabelle.
2. Wechseln Sie zum Reiter Daten.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Teilergebnis aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit mehreren Einstellungen.
3. Die Einstellungen für die Teilsumme festlegen
Im Fenster Teilergebnisse müssen Sie nun angeben, wie Excel die Daten auswerten soll.
- Bei jeder Änderung in:
Hier wählen Sie die Spalte aus, nach der die Gruppen erstellt werden.
In unserem Beispiel wählen Sie also Kategorie. - Funktion verwenden:
Hier legen Sie fest, welche Berechnung durchgeführt werden soll.
Für eine normale Addition wie bei uns wählen Sie also Summe. - Teilergebnis hinzufügen zu:
Hier bestimmen Sie die Spalte, deren Werte berechnet werden sollen.
In unserem Fall also Umsatz.
Bestätigen Sie anschließend mit OK.
Welche Berechnungen sind mit Teilsummen möglich?
Die Funktion ist nicht nur auf Summen beschränkt. Im Menü können Sie unter anderem folgende Berechnungen auswählen:
Summe, Anzahl, Durchschnitt, Maximum, Minimum, Produkt und Standardabweichhung.
Dadurch eignet sich die Teilsummenfunktion für viele verschiedene Arten von Auswertungen.
4. Das Ergebnis anzeigen
Excel fügt jetzt automatisch zusätzliche Zeilen in Ihre Tabelle ein. Das Ergebnis sollte dann so wie in unserem Screenshot aussehen:
Zusätzlich erscheint links neben der Tabelle eine Gliederung mit kleinen Zahlen. Darüber können Sie einzelne Bereiche ein- oder ausblenden und sich beispielsweise nur die Teilsummen anzeigen lassen.
Teilsummen wieder entfernen
Wenn Sie die eingefügten Teilsummen nicht mehr benötigen, können Sie diese jederzeit löschen:
1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle.
2. Öffnen Sie den Reiter Daten.
3. Klicken Sie erneut auf Teilergebnis.
4. Wählen Sie die Schaltfläche Alle entfernen.
Die zusätzlichen Zeilen und die Gliederung werden entfernt. Ihre ursprünglichen Daten bleiben dabei erhalten.
