Vor allem große Excel-Arbeitsblätter werden übersichtlicher, wenn man Ausreißer, etwa negative Zahlenwerte, farblich hervorhebt. Wir zeigen, wie Sie ganz einfach in Excel negative Zahlen rot einfärben und damit beispielsweise Verluste klar erkennbar machen können.
Der Weg zur automatischen Rotfärbung führt über eine entsprechende Formatierung. Sie können die Zellen mit negativen Zahlen einfach anders, eben zum Beispiel rot formatieren.
Dabei gibt es zwei unterschiedliche Vorgehensweisen.
Negative Zahlen rot einfärben mit der Zellformatierung
Der erste Weg führt über das Zahlenformat; dieser ist schnell, aber nicht besonders flexibel. Wenn Sie mehr Optionen haben möchten, scrollen Sie bitte weiter nach unten zur Variante 2: Negative Zahlen rot einfärben mit der Bedingten Formatierung.
1. Markieren Sie den Tabellenbereich welchen Sie formatieren möchten.
2. Gehen Sie nun mit der Maus auf die markierten Zellen und klicken Sie dann die rechte Taste Ihrer Maus. Es öfftnet sich ein Drop-Down Menü. Wählen Sie nun die Möglichkeit Zellen formatieren… aus.
3. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie den Reiter Zahlen aus.
4. Klicken Sie in der Kategorieauswahl auf Zahl (oder wenn benötigt Währung).
5. Wählen Sie nun die Darstellungsmöglichkeit negativer Zahlen in roter Farbe wie im folgenden Screenshot:
6. Bestätigen Sie dann mit OK. Das Fenster schließt sich und Sie können zurück in Ihrem Excel Arbeitsblatt das Ergebnis sehen:
Negative Zahlen rot einfärben mit der Bedingten Formatierung
Mehr Möglichkeiten bietet die zweite Variante, die meist auch etwas schneller ist, da sie direkt aus dem Menüband (“Ribbon“) heraus aufgerufen wird.
1. Markieren Sie den Tabellenbereich, welchen Sie formatieren möchten.
2. Unter dem Reiter Start im oberen Menüband finden Sie dann den Button Bedingte Formatierung. Nach einem Klick auf diesen Button öffnet sich eine Dropdown-Liste.
3. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste den an oberster Stelle stehenden Menüpunkt Regeln zum Hervorheben von Zellen aus.
4. Es öffnet sich eine weitere Dropdown-Liste. Wählen Sie nun Kleiner als… aus:
5. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun links den Wert 0,0 eintragen. So weiß Excel, dass alle Werte kleiner als 0,0 formatiert werden sollen. Auf der rechten Seite des Fensters können Sie bestimmen, wie die entsprechenden Werte formatiert werden sollen. Für unser Anliegen wählen wir die Möglichkeit der Darstellung in rotem Text aus:
6. Durch einen Klick auf OK können Sie Ihre Auswahl dann bestätigen.
Anschließend färbt Excel negative Zahlen rot ein und die vorgenommene Formatierung ist in Ihrem Excel-Arbeitsblatt nun sichtbar.
Alternative Methode mit zusätzlichen Möglichkeiten
Über die Bedingte Formatierung können Sie negative Werte auch auf anderem Wege einfärben. Sie können dazu eine eigene Regel erstellen und die Zahlen auch nach mehreren Kriterien einfärben – beispielsweise bis 50 Euro gelb und bei negativen Werte rot.
Und so geht’s:
1. Markieren Sie den Ausschnitt der Excel-Tabelle welchen Sie formatieren möchten.
2. Im Excel-Menüband finden Sie dann unter dem Reiter Start den Button Bedingte Formatierung. Wenn Sie darauf Klicken öffnet sich eine Dropdown-Liste. Wählen Sie nun im unteren Listenabschnitt den Punkt Neue Regel… aus.
3. Nun öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hier dann zunächst den Regeltyp Nur Zellen formatieren, die enthalten aus. Als Nächstes definieren Sie dann die Regelbeschreibung Nur Zellen formatieren die kleiner als sind, und tragen in das rechts daran angrenzende Feld 0,0 ein (siehe Bild 7).
4. Klicken Sie dann im gleichen Fenster auf den Button Formatieren… . Es öffnet sich ein weiteres Fenster.
5. Wählen Sie dann den Reiter mit dem Titel Schrift aus.
6. Unter der Kategorie Farbe können Sie dann eine rote Schriftfarbe (oder auch jegliche andere Farbe) auswählen.
7. Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl mit OK, so schließt sich das Fenster und zurück im Excel-Arbeitsblatt können Sie das Ergebnis sehen (vgl. Bild 3).
