Excel: Bedingte Formatierung, wenn andere Zelle Text enthält – wie geht das?

Ist es möglich, in Excel die Bedingte Formatierung anzuwenden, wenn eine andere Zelle einen Text enthält? Die Antwort lautet: Ja! Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel drei verschiedene Wege, wie Sie Zellen basierend auf einem Textinhalt hervorheben können.

Excel bietet eine ganze Reihe Tools, die dabei helfen, die Übersicht über Listen und Tabellen zu behalten. Eines der benanntesten ist die Bedingte Formatierung. Diese kann unter anderem Zellen basierend auf deren (Text-)Inhalt hervorheben. Was aber, wenn der Text in einer anderen Zelle steht?

Wir stellen Ihnen im Folgenden drei Wege vor, wie Sie die Bedingte Formatierung in Excel basierend auf dem Textinhalt einer anderen Zelle anwenden können.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine ganze Zeile in Excel einfärben können, dann lesen Sie gerne hier unseren Artikel zu diesem Thema. Oder möchten Sie vielleicht noch tiefer in die Bedingte Formatierung mittels Formel einsteigen? Dann schauen Sie gerne auch beim Artikel Excel: Bedingte Formatierung mit Formel – so geht´s vorbei.

Excel: Bedingte Formatierung, wenn andere Zelle Text enthält

Wir verwenden beispielhaft eine Punkteliste, welche die erreichte Punktezahl und das daraus resultierende Level von imaginären Teilnehmerinnen und Teilnehmern enthält.

Excel soll alle Teilnehmenden mit dem Level A hervorheben und einfärben. Der Trick dabei: In Zelle C25 (unten gelb markiert) können wir das Level ändern und somit per Mausklick die Teilnehmenden aller anderen Levels färben. Und so geht’s:

Vorteile Bedingte Formatierung wenn andere Zelle Text enthält: Listen/Tabellen ohne Formatierung werden schnell unübersichtlich, selbst wenn sie nicht sehr umfangreich sind.
Listen/Tabellen ohne Formatierung werden schnell unübersichtlich, selbst wenn sie nicht sehr umfangreich sind.

Zellen hervorheben

Excel: Bedingte Formatierung, wenn andere Zelle Text enthält – wie geht das?

  1. Schritt:

    Markieren Sie zuerst den Bereich, den Sie in die Suche mit einschließen möchten, in unserem Beispiel ist das C2 bis C23. Folgen Sie (im Reiter Start) dem Pfad „Bedingte Formatierung“ > „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ > „Textinhalt“.

  2. Schritt:

    Es erscheint daraufhin das Dialogfeld „Textinhalt“. Wählen Sie hier die Quell-Zelle, mit dem Level (=dem Text), den Excel färben soll.
    Sie können die Auswahl sowohl manuell eingeben als auch per Mausklick auswählen. Wählen Sie dann im rechtsstehenden Feld das Design aus.

  3. Schritt:

    Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Enter“ oder „OK“, damit Excel den Befehl ausführen kann. Das temporäre Fenster schließt sich daraufhin automatisch und zurück in Ihrem Excel-Sheet können Sie das Ergebnis der Formatierung sehen.

Formatierungsregel

Die zweite Option, Zellen basierend auf Textinhalt zu formatieren, besteht darin, eine neue Regel zu definieren.

  1. Stellen Sie sicher, das Sie sich im Reiter “Start” Ihres Excel-Sheets befinden. Markieren Sie alle Zellen, die Sie in die Suche mit einschließen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Button “Bedingte Formatierung” und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option “Neue Regel” aus.
  3. Es erscheint daraufhin das Dialogfeld “Neue Formatierungsregel”. Wählen Sie hier zunächst den Regeltyp “Nur Zellen formatieren, die enthalten” aus. Daraufhin können Sie im unteren Abschnitt des Fensters dann festlegen, nach welchen Kriterien formatiert werden soll. Außerdem können Sie auch das Design der Formatierung auswählen.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit “OK” bzw. “Enter” damit Excel den Befehl ausführen kann.
Vorteile Bedingte Formatierung wenn andere Zelle Text enthält: So formatieren Sie in Excel Zellen die einen bestimmten Text enthalten.
So formatieren Sie in Excel Zellen die einen bestimmten Textin enthalten.

Bedingte Formatierung, wenn andere Zelle Text enthält – ganze Zeile färben

Eine interessante Variante der bedingten Formatierung, wenn eine andere Zelle Text enthält, wollen wir zum Schluss noch vorstellen: Sie können nämlich auch mehrere Zellen und ganze Bereiche formatieren.

So können wir in unserem Beispiel die komplette Zeile einfärben, wenn eine Teilnehmerin das Level A erreicht hat.

Die Lösung führt hier über die Formel ähnlich wie im mittleren Beispiel beschrieben, allerdings nicht nicht über den Textinhalt.

Markieren Sie zunächt wieder den Bereich der Teilnehmenden. Wählen Sie Bedingte FormatierungNeue RegelFormel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden.

Excel: Bedingte Formatierung, wenn andere Zelle Text enthält - ganze Zeile färben
Excel: Bedingte Formatierung, wenn andere Zelle Text enthält – ganze Zeile färben

Geben Sie links wie oben zu sehen die Bedingung für eine der Zellen ein, die Excel auswerten soll. Hier im Beispiel ist das $C2.

Achtung! Das Dollarzeichen darf nur vor dem C stehen, nicht vor der Zeilennummer 2.

Dies sorgt dafür, dass Excel immer in der Spalte C bleibt ($=absoluter Zellbezug), die Zeile aber relativ anpassen darf (kein Dollarzeichen=relativer Zellbezug).

Unsere “Bedingungszelle” C25 darf sich aber nicht mit verändern und wird daher absolut refrenziert ($C$25).

Legen Sie zum Schluss den Bereich fest (“Wird angewendet auf“) – nach dem Klick auf Übernehmen oder Ok sollten sich die ganzen Zeilen entsprechend ihres Inhaltes in Spalte C einfärben.

Eine ausführliche Erklärung dieser Funktion finden Sie in unserem Artikel Wie Sie in Excel eine Zeile einfärben, wenn Bedingungen erfüllt sind.