Eine Dropdown Liste mit Excel erstellen

Sie kennen bestimmt schon eine Dropdown Liste und haben eine verwendet, sei es in Excel oder anderen Programmen. Es gibt sie vor allem in elektronischen Formularen oder beispielsweise in Schreibprogrammen zur Auswahl der Schriftarten und Schriftgrößen.

Dropdown Liste in Excel (Beispiel)
Dropdown Liste in Excel (Beispiel)

Vorteile einer Dropdown Liste

Der Sinn einer Dropdown Liste ist, dass man nur bestimmte Werte in ein Feld eintragen kann, um das Sammeln von Ergebnissen zu vereinfachen. Wenn man beispielsweise eine Umfrage zu Haustieren führt und die Frage stellt “Welche Tierart besitzen Sie?“.

Bei einer offenen Antwortmöglichkeit kann es sein, dass Besitzer einzelne Hunderassen oder Exoten angeben, was für die Umfrage nicht relevant wäre. Also kann man eine Dropdown Liste angeben und als Auswahl Hund, Katze, Pferd, Meerschweinchen, Kaninchen eingeben. Damit erhalten Sie standardisierte Antworten und  die Auswertung lässt sich viel einfacher gestalten.

Ein weiterer Vorteil einer Dropdown Liste ist die Bekanntgabe der Auswahlmöglichkeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Feier organisieren und das Menü planen, können Sie eine Dropdown Liste mit allen Gerichten erstellen, welche zur Auswahl stehen. Die Nutzer werden diese auf einen Blick sehen können und dann ein Gericht davon aussuchen. 

Dropdown Liste in Excel

Man benötigt weder ausgefallene Computerprogramme, noch großartiges Wissen in deren Bedienung, um eine Dropdown Liste zu erstellen. Sie können diese ganz einfach mit Microsoft Excel kreieren.

Um Ihre Liste zu erstellen, benötigen Sie zwei Dinge:

  1. Eine Liste mit Dingen, die zur Auswahl stehen.
  2. Ein Datenfeld

Und so geht’s:

Öffnen Sie Excel.

Geben Sie zuerst Ihre gewünschten Werte in eine Spalte oder in eine Zeile ein. Egal, wo.
Erstellen Sie nun ein Datenfeld. Dafür markieren Sie das Feld, das eine Dropdown Liste enthalten soll.

Felder B1 bis B4 enthalten ein Menü und in A1 soll die Dropdown Liste des Excel-Dokuments entstehen.
Felder B1 bis B4 enthalten ein Menü und in A1 soll die Dropdown Liste des Excel-Dokuments entstehen.

Klicken Sie nun auf Daten am oberen Rand Ihres Excel-Programms.

Unter der Rubrik Datentools werden Sie das Feld Datenüberprüfung sehen. Klicken Sie darauf.

Unter “Datenüberprüfung” versteckt sich die Dropdown Liste von Excel.

Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster. Öffnen Sie die Dropdown Liste unter “Zulassen” und wählen Sie “Liste” aus.

Klicken Sie dann auf das leere Feld unter “Quelle” und markieren Sie mit Ihrer Maus die Felder B1 bis B4 (oder wo Ihre Liste steht). Dafür gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das erste Feld Ihrer Liste und halten die linke Maustaste gedrückt, bis Sie das letzte Feld der Liste erreicht haben. Lassen Sie dann die Maustaste los. Im Feld “Quelle” stehen nun ein paar kryptische Zeichen und ihre Liste besitzt einen gestrichelten Rahmen.

Klicken Sie auf OK.

Wählen Sie die Felder Ihrer Liste aus.
Wählen Sie die Felder Ihrer Liste aus.

Jetzt ist das Feld A1 Ihrer Excel-Datei zur Dropdown Liste geworden. Wenn das Feld markiert ist, besitzt es einen Pfeil an der rechten Seite und wenn Sie auf ihn klicken, werden Sie die Auswahl der Liste sehen.

Eine fertige Dropdown Liste in Excel.
Eine fertige Dropdown Liste in Excel.

Die Liste in mehrere Felder kopieren

Sie können diese Dropdown Liste in Excel auch in mehreren Feldern einrichten.
Erstellen Sie dazu zuerst die Felder, neben welchen ein Dropdown Feld erscheinen soll. Wir haben dafür die Namen derer ausgewählt, die ein Gericht für die Feier wählen sollen.

Dann kopieren Sie die Zelle A1 und fügen Sie diese in die erste Zelle neben der Liste mit den Namen ein. Nun können Sie ganz einfach die untere rechte Ecke dieser Zelle mit der Maus packen und nach unten ziehen. Schon wird jedes Feld unterhalb auch diese Dropdown Liste enthalten.

Die Dropdown Liste von Zelle A1 wurde zunächst zu B8 kopiert und dann die rechte untere Ecke von B8 bis zu B15 nach unten gezogen.
Zelle A1 wurde zunächst zu B8 kopiert und dann die rechte untere Ecke von B8 bis zu B15 nach unten gezogen.

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