Apps für Notizen gehören für viele Menschen zum Alltag: Einkaufslisten, Ideen, Termine, Reisepläne, Passwörter, Arbeitsnotizen oder längere Texte lassen sich inzwischen bequem auf dem Smartphone oder Computer speichern.
Die 5 besten Notizen-Apps im Überblick
| App | Besonders geeignet für | Kosten | Plattformen |
| Microsoft OneNote | umfangreiche Notizen, Studium und Arbeit | kostenlos, Microsoft 365 optional | Windows, macOS, Android, iOS, Web |
| Notion | Organisation, Projekte und strukturierte Informationen | kostenlos, kostenpflichtige Tarife optional | Windows, macOS, Android, iOS, Web |
| Obsidian | Wissenssammlungen und verknüpfte Notizen | kostenlos, Sync optional | Windows, macOS, Linux, Android, iOS |
| Joplin | Datenschutz, Open Source und flexible Synchronisierung | kostenlos, Cloud optional | Windows, macOS, Linux, Android, iOS |
| Google Keep | schnelle Notizen, Listen und Erinnerungen | kostenlos | Android, iOS, Web |
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote ist eine der vielseitigsten klassischen Notizen-Apps. Die Anwendung funktioniert dabei ähnlich wie ein digitales Notizbuch: Sie können mehrere Notizbücher anlegen und diese in Abschnitte und einzelne Seiten unterteilen.
Besonders interessant ist OneNote für Nutzer, die viele längere Notizen erstellen oder bereits andere Microsoft-Produkte verwenden.
Microsoft bietet OneNote grundsätzlich kostenlos an. Die Anwendung gibt es für Windows, Mac, Android, iOS und als Webversion. Bestimmte zusätzliche Funktionen sind Bestandteil von Microsoft 365.
OneNote ist deutlich umfangreicher als eine klassische Notiz-App. Sie können beispielsweise:
- Texte schreiben und formatieren
- Bilder und Dateien einfügen
- Tabellen erstellen
- handschriftliche Notizen anfertigen
- mit einem Stift zeichnen
- Inhalte aus dem Internet übernehmen
- Notizen durchsuchen
- Notizbücher mit anderen Personen teilen
- Notizen zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren
Eine Besonderheit ist die relativ freie Gestaltung der Seiten. Sie müssen Inhalte nicht zwingend in einer festen Reihenfolge eingeben, sondern können Textfelder und andere Elemente vergleichsweise frei auf der Seite platzieren.
Vorteile:
- sehr umfangreich
- kostenlos nutzbar
- gute Unterstützung für Windows
- für lange und umfangreiche Notizen geeignet
- Synchronisierung über Microsoft-Dienste
- gut für Studium und Beruf
- besonders praktisch zusammen mit Word, Excel und anderen Microsoft-Produkten
Nachteile:
Die große Funktionsvielfalt kann am Anfang etwas unübersichtlich wirken. Wenn Sie lediglich schnell eine Einkaufsliste oder einen kurzen Gedanken speichern möchten, ist OneNote möglicherweise umfangreicher als nötig.
Außerdem sollte man bei Microsoft auf die verschiedenen OneNote-Versionen achten. Microsoft empfiehlt inzwischen die aktuelle OneNote-App, die frühere OneNote-App für Windows 10 hat im Oktober 2025 das Supportende erreicht.
Notion
Notion geht einen Schritt weiter als eine klassische Notizen-App. Die Anwendung verbindet Notizen, Dokumente, Aufgaben, Tabellen, Datenbanken und Wikis miteinander.
Sie können beispielsweise eine Seite für Ihre Reiseplanung erstellen, darin eine Packliste anlegen, Unterseiten für Hotels und Flüge hinzufügen und zusätzlich eine Datenbank für Ihre Ausgaben erstellen.
Für Einzelpersonen ist der Free-Tarif kostenlos und bietet bereits sehr viele Funktionen. Notion nennt unter anderem unbegrenzt viele Seiten für Einzelpersonen, Datenbanken und grundlegende Organisationsfunktionen als Bestandteile des kostenlosen Angebots.
Notion arbeitet mit sogenannten Blöcken. Ein Block kann beispielsweise sein:
- ein normaler Text
- eine Überschrift
- eine Checkliste
- ein Bild
- eine Tabelle
- eine Datenbank
- ein eingebetteter Inhalt
- eine Unterseite
Dadurch lässt sich eine Notion-Seite sehr individuell aufbauen. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Informationen miteinander zu verknüpfen. Aus einzelnen Notizen kann dadurch mit der Zeit eine umfangreiche persönliche Wissenssammlung entstehen.
Vorteile:
- sehr flexibel
- kostenlos für die persönliche Nutzung
- Notizen, Aufgaben und Datenbanken in einer Anwendung
- sehr gute Möglichkeiten zur Strukturierung
- für Projekte und umfangreiche Sammlungen geeignet
- Zusammenarbeit mit anderen möglich
- für Windows, Mac, Android, iOS und im Browser verfügbar
Nachteile:
Notion kann für Einsteiger zunächst komplizierter wirken als Google Keep oder OneNote. Die vielen Möglichkeiten sind gleichzeitig eine Stärke und eine Schwäche: Wer nur einfache Notizen schreiben möchte, braucht einen Großteil der Funktionen nicht.
Auch beim kostenlosen Tarif gibt es Einschränkungen. Beispielsweise sind einzelne Datei-Uploads im Free-Tarif auf 5 MB begrenzt. Kostenpflichtige Tarife bieten unter anderem größere Uploads und zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit.
Obsidian
Obsidian verfolgt einen etwas anderen Ansatz. Die Anwendung richtet sich vor allem an Menschen, die viele Informationen sammeln und diese miteinander verknüpfen möchten.
Ein wichtiges Merkmal: Die Notizen werden standardmäßig lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Obsidian verwendet Markdown-Dateien, sodass Ihre Inhalte nicht an ein spezielles proprietäres Notizformat gebunden sind. Laut Anbieter ist die Anwendung kostenlos und kann auch ohne Benutzerkonto verwendet werden.
Was macht Obsidian besonders? Der große Vorteil von Obsidian sind die Verknüpfungen zwischen Notizen. Sie können beispielsweise eine Notiz über ein bestimmtes Thema erstellen und darin auf andere Notizen verweisen. Mit der Zeit entsteht daraus ein Netzwerk miteinander verbundener Informationen.
Das ist besonders interessant für beispielsweise persönliche Wissensdatenbanken, Recherche, Studium, berufliche Dokumentation, längere Projekte und umfangreiche Sammlungen von Informationen. Außerdem lässt sich Obsidian mit zahlreichen Erweiterungen anpassen.
Vorteile:
- kostenlos
- lokale Speicherung der Notizen
- Markdown-Dateien
- keine Registrierung für die normale Nutzung notwendig
- sehr gute Möglichkeiten zum Verknüpfen von Notizen
- zahlreiche Erweiterungen
- datenschutzfreundlicher Ansatz
- für Windows, macOS, Linux, Android und iOS verfügbar
Nachteile:
Obsidian ist keine typische Einsteiger-App. Wer lediglich schnell einen Einkaufszettel erstellen möchte, dürfte die Möglichkeiten von Obsidian eher als unnötig kompliziert empfinden.
Ein weiterer Punkt betrifft die Synchronisierung. Die App selbst ist kostenlos, der offizielle Obsidian-Sync-Dienst kostet derzeit 4 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung beziehungsweise 5 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung. Dafür werden unter anderem geräteübergreifende Synchronisierung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung angeboten.
Sie können Obsidian allerdings auch ohne den offiziellen Sync-Dienst verwenden und andere Möglichkeiten zur Synchronisierung Ihrer Dateien nutzen.
Joplin
Joplin ist eine interessante Alternative für Nutzer, denen Open Source und Kontrolle über die eigenen Daten wichtig sind.
Die Anwendung ist kostenlos und quelloffen. Notizen werden in Markdown gespeichert und können beispielsweise in Notizbüchern organisiert, durchsucht und mit Tags versehen werden. Joplin arbeitet außerdem nach dem Prinzip „offline first“: Die Notizen sind grundsätzlich auch ohne Internetverbindung auf dem jeweiligen Gerät verfügbar.
Was kann Joplin? Joplin unterstützt unter anderem:
- normale Textnotizen
- Markdown
- Bilder
- PDF-Dateien
- Audio
- Anhänge
- Tags
- Notizbücher
- Volltextsuche
- Web Clipper
- Erweiterungen
- Synchronisierung
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Besonders interessant ist die große Auswahl bei der Synchronisierung. Joplin unterstützt unter anderem Nextcloud, Dropbox, OneDrive und Joplin Cloud. Das kann für Nutzer in Deutschland interessant sein, die ihre Daten nicht ausschließlich an einen einzelnen Anbieter binden möchten.
Vorteile:
- kostenlos
- Open Source
- viele Plattformen
- lokale Speicherung
- Markdown
- zahlreiche Synchronisierungsoptionen
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei entsprechender Synchronisierung
- Web Clipper für Chrome und Firefox
- umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten
Nachteile:
Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu sehr einfach gehaltenen Apps etwas technischer. Auch die Einrichtung der Synchronisierung kann mehr Eigeninitiative erfordern.
Wer möglichst wenig konfigurieren möchte, ist mit Google Keep oder OneNote wahrscheinlich schneller startbereit.
Google Keep
Google Keep ist wahrscheinlich die einfachste Anwendung in diesem Vergleich. Die App ist vor allem dafür gedacht, Gedanken, Listen und kurze Informationen schnell festzuhalten.
Sie können beispielsweise eine Einkaufsliste erstellen, eine Erinnerung hinzufügen oder unterwegs eine Sprachnotiz aufnehmen.
Google Keep unterstützt unter anderem Notizen, Listen, Fotos, Zeichnungen und Audio. Notizen lassen sich außerdem mit Farben, Labels und Filtern organisieren.
Zu den praktischen Funktionen gehören:
- schnelle Textnotizen
- Checklisten
- Erinnerungen
- Fotos
- Zeichnungen
- Sprachnotizen
- Labels
- Farbcodierung
- Suche
- gemeinsame Bearbeitung
- Synchronisierung zwischen Geräten
- Offline-Nutzung
Google Keep kann außerdem mit anderen Google-Diensten zusammenspielen. Notizen lassen sich beispielsweise in Google Docs übertragen.
Google Keep selbst ist kostenlos. Bei Google sollten Sie allerdings einen Punkt beachten: Ein Google-Konto verfügt grundsätzlich über bis zu 15 GB Speicherplatz, der gemeinsam für Google Drive, Gmail und Google Fotos verwendet wird.
Das ist insbesondere dann relevant, wenn Sie bereits viele Dateien, Fotos oder E-Mails in Ihrem Google-Konto speichern.
Vorteile:
- sehr einfach zu bedienen
- kostenlos
- schnelle Notizen
- praktische Listen
- Erinnerungen
- gute Suchfunktion
- funktioniert auf Smartphone und Computer
- gute Integration in das Google-Ökosystem
- Zusammenarbeit mit anderen möglich
Nachteile:
Google Keep ist bewusst einfach gehalten. Für umfangreiche Wissenssammlungen, komplexe Projekte oder sehr lange Dokumentationen fehlen einige der Möglichkeiten, die beispielsweise Notion oder Obsidian bieten.
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